Von den gesetzlichen Bestimmungen, über den Kauf der Hardware bis zur Anmeldung beim Finanzamt – wir fassen für dich alles Wissenswerte rund um die Registrierkassenpflicht in Österreich zusammen.
Seit 2016 sind Unternehmen in Österreich dazu verpflichtet, bei Bareinnahmen eine Registrierkasse zu verwenden und Kunden-Belege auszustellen. Seit dem 01. April 2017 muss diese zudem manipulationssicher sein. Diese Pflicht greift, wenn der Jahresumsatz des Betriebs mehr als 15.000 Euro, mit mindestens 7.500 Euro Bareinnahmen beträgt. Für bestimmte Betriebe und Umsätze gibt es allerdings Ausnahmen.
Hier findest du alle wichtigen Infos rund um die Registrierkassenpflicht in Österreich zusammengefasst.
Übersicht der Bestimmungen zur Registrierkassenpflicht
Registrierkassenpflicht
Unternehmen, die die Schwellenwerte von 15.000 Euro Jahresumsatz und mindestens 7.500 Euro Barumsatz überschreiten, müssen ein elektronisches Kassensystem einsetzen, um die Barumsätze einzeln zu erfassen. Die Frist dafür beginnt vier Monate, nachdem das Unternehmen erstmals beide Umsatzgrenzen überschritten hat.
Belegerteilungspflicht
Bei jeder Barzahlung muss das Unternehmen der Kundin oder dem Kunden einen Beleg aushändigen. Die Kundschaft ist verpflichtet, diesen Beleg entgegenzunehmen und außerhalb der Geschäftsräume mitzunehmen. Der Betrieb muss eine Kopie des Belegs als Durchschrift oder elektronische Abspeicherung für mindestens sieben Jahre aufbewahren.
Übrigens: Die Belegerteilungspflicht gilt auch für Unternehmen, für die keine Registrierkassenpflicht besteht. In diesem Fall kann das Unternehmen den Beleg beispielsweise mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer erstellen.
Ausnahmen und Erleichterungen
Bestimmte Umsatzarten und Geschäftsmodelle sind von der Registrierkassenpflicht befreit oder können Erleichterungen in Anspruch nehmen, etwa bei Verkäufen im Freien bis zu 30.000 Euro netto Jahresumsatz, für Automatenumsätze (z. B. Tischfußball oder Musikautomaten) oder für Onlineshop-Umsätze, die bargeldlos abgewickelt werden. Auch für bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Alm- und Skihütten gelten Ausnahmen.
Technische Anforderungen und Manipulationsschutz
Seit April 2017 müssen alle Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern. Dazu gehören ein Datenerfassungsprotokoll, ein Drucker oder ein elektronisches Übermittlungssystem für Zahlungsbelege sowie eine Schnittstelle zur Signaturerstellung. Die Kasse muss zudem eine Kassenidentifikationsnummer und den AES-256-Verschlüsselungsstandard (vom Kassenanbieter erhältlich) nutzen.
Wie die Registrierkasse angemeldet wird, erklären wir dir weiter unten im Artikel!
Mindestinhalt
Für die Kassenbelege ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgegeben. Folgende Punkte müssen auf dem Beleg angegeben werden:
- Eindeutige Bezeichnung des liefernden und des leistenden Unternehmens
- Einmalige fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die den Geschäftsvorfall eindeutig identifizieren kann
- Klare Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
- Kassenidentifikationsnummer
- Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Belegs
- Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Sanktionen
Verstöße gegen die Registrierkassenpflicht können Bußgelder von bis zu 5.000 Euro nach sich ziehen. Fehlende Aufzeichnungen können außerdem dazu führen, dass das Finanzamt die Umsätze schätzt und auf dieser Grundlage besteuert.
Anmeldung der Registrierkasse
Für die Anmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline wird Folgendes benötigt:
- Internetzugang und die Zugangsdaten für FinanzOnline
- Aktualisierte Registrierkasse mit entsprechender Kassennummer
- 44-stelliger AES-Schlüssel, der zur Verschlüsselung dient (vom Kassenanbieter erhältlich)
- Seriennummer der Chipkarte der Registrierkasse, die als „Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“ im Gesetz bezeichnet wird und vor Manipulation schützt
Nach erfolgreicher Anmeldung der Kasse und des Zertifikats muss der Startbeleg, also der erste Beleg nach dem Update, mit der BMF Belegcheck-App geprüft werden. Erst nach dieser Kontrolle gilt die Registrierkasse als vollständig registriert und gesichert. Die App kannst du dir als Apple- oder Android-User herunterladen.
Falls kein Internetzugang oder Smartphone vorhanden ist und auch keine Steuerberatung mit der Anmeldung beauftragt wurde, kann die Registrierung auch mittels des Formulars RK1 vorgenommen werden, das entweder heruntergeladen oder beim zuständigen Finanzamt angefordert werden kann.
Das Formular kann für folgende Meldungen verwendet werden:
- Anmeldung von Registrierkassen und Zertifikaten
- Meldung über Ausfälle von Kassen und Zertifikaten
- Abmeldung von Kassen und Zertifikaten
- Überprüfung des Startbelegs
- Überprüfung des Jahresbelegs
Der Startbeleg und Nachweise über die Seriennummer des Zertifikats, die Kassennummer sowie den AES-Schlüssel müssen beigefügt werden.
Anmeldung direkt über deine Praxis-Software
Nutzt du eine Praxis-Software wie appointmed geht die Anmeldung deiner Registrierkasse mitunter wesentlich einfacher. Bei appointmed beispielsweise kannst du dich einfach in deinem FinanzOnline-Konto anmelden und dort im Menüpunkt „Registrierkasse“ einen neuen „Nutzer für das Registrierkassen-Webservice“ anlegen.
Du vergibst dabei eine eigene Benutzeridentifikation und einen PIN und erhältst von Finanz Online anschließend eine Teilnehmer-Identifikation. Diese drei Werte trägst Du dann zusammen mit Deiner Steuernummer in appointmed ein. Das System prüft alle Werte und meldet deine Registrierkasse direkt in Finanz Online an. Auch die Prüfung des Startbelegs erfolgt dabei automatisch, womit der ganze Prozess mit der Belegcheck-App wegfällt.
Kleinunternehmen
Unternehmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, sollten vorab die Freischaltung der Registrierkassen-Funktionalität beim Finanzamt beantragen, indem sie das „U-Signal“ über die FinanzOnline-Hotline +43 050 233 790. Es kann auch bei FinanzOnline bei den Anträgen unter „Sonstige“ und „Null-U-Signal“ formlos beantragt werden.
Hardware und Software
Die Hardware zum Entgegennehmen von Kartenzahlungen – also die Registrierkasse selbst – kannst du bei unterschiedlichen Unternehmen wie z. B. Ready2Order kaufen. Hier gibt es meist stationäre und mobile Varianten. Manche Unternehmen bieten sowohl Hardware als auch Software, also ein entsprechendes Programm für die Registrierkasse, an.
Wenn du in deiner Praxis bereits mit einer Praxis-Software wie beispielsweise appointmed arbeitest, dann informiere dich vorab bei dem Unternehmen. Meist bieten diese Softwares bereits Lösungen für die Registrierkasse an und übernehmen auch gleich die Anmeldung der Kasse.
Bei Fragen rund um die Registrierkasse und die gesetzlichen Rahmenbedingungen ist die BMF-Registrierkassen-Hotline unter der Nummer +43 050 233 799 erreichbar.
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