Wer produktiv und gesund arbeiten möchte, braucht weniger ein gutes Zeitmanagement, sondern mehr Bewusstsein für die eigene Energie.
Mit der Zeit verhält es sich wie mit dem Leben selbst, oder um es mit den Worten John Lennons zu sagen: „Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“ Viele von uns gehen mit durchgetakteten Wochenplänen durchs Leben, in denen wir dem Begriff „Hustle-Culture“ eine neue Bedeutung geben und unserer Zeit vermeintlich sagen, wo es langgeht. Doch dann bewegen wir uns an einem Tag im Schneckentempo durch unsere To-do-Liste, weil uns ein abrupter Wetterwechsel niederringt. Am nächsten Tag braucht ein Kollege dringend Hilfe bei einer wichtigen Angelegenheit mit nahender Deadline und am Freitag kündigt sich beim Kind ein ausgewachsener Schnupfen an. Fazit: Kaum etwas kam, wie es kommen sollte, auf der To-do-Liste stehen jede Menge unerledigte Dinge, wir gehen mit einem schlechten Gewissen ins Wochenende und auf die kommende Woche können wir kaum etwas verschieben, weil diese auch schon durchgetaktet ist.
Falls du dich in diesem Szenario wiedererkennst: keine Sorge! So geht es sehr vielen Menschen, egal ob sie einem Bürojob nachgehen oder eine eigene Praxis führen. Zeitmanagement ist das scheinbar magische Wort, dem regelmäßig das Leben in die Quere kommt und das uns irgendwie immer nur eins zu vermitteln scheint: Hast du nicht alle To-dos geschafft, hast du zu schlecht gemanagt. Ebenfalls wie im Leben selbst empfiehlt sich auch in diesem Fall ein Perspektivwechsel. Weg vom Zeitmanagement, hin zum Energiemanagement.
Energiemanagement: Eine Begriffserklärung
Zeit verläuft linear und konstant, ganz im Gegenteil zu unserer Energie. Genau hier liegt der Knackpunkt, weshalb es mehr Sinn macht, unsere Energie zu managen, anstatt unsere Zeit bzw. die beiden personalisiert in Einklang zu bringen. Der eine ist als Frühaufsteher zwischen 07.00 und 10.00 Uhr am produktivsten, die andere zwischen 17.00 und 20.00 Uhr, weil sie eher ein Nachtmensch ist. Den einen laugt das Anlegen von Listen und administrative Arbeit aus, die andere hat diesen Effekt eher bei kreativen To-dos wie dem Vorbereiten von Social-Media-Beiträgen.
Laut dem Unternehmer und Produktivitätsexperten John Rampton fußt das Energiemanagement auf vier Prinzipien:
- Selbstwahrnehmung
- Planung
- Priorisierung
- Pausen
Sehen wir uns diese Prinzipien genauer an!
Selbstwahrnehmung: Die eigenen Energielevel kennen
Um Energiemanagement richtig betreiben zu können, ist es notwendig, dass wir uns selbst gut kennenlernen. Dafür braucht es zunächst eine Bewertung des Status quo und dann eine Beobachtung der eigenen Energiekurve, um daraus Schlüsse für das eigene Energiemanagement ableiten zu können. Dabei ist vorweg zu sagen: Es wäre schön, wenn wir alle völlig frei wären in diesem Bereich, aber dem ist meistens nicht so. Wer in einer Klinik oder angestellt in einer Praxis arbeitet, muss sich an Schichtpläne, fixe Zeiten und/oder Abläufe halten. Wer Kinder hat oder Angehörige pflegt, muss private Termine, ausreichend gemeinsame Zeit und einen Puffer für Pflegeurlaub bei akuter Krankheit einplanen. Doch selbst bei diesen Arbeits- und Lebensmodellen kann Energiemanagement helfen, um diverse Aufgaben möglichst optimal auf den Tag und die Woche aufteilen und flexibler umschichten zu können.
Beginnen wir zunächst mit ein paar Fragen, um zu überprüfen, wie es um dein Energiemanagement aktuell bestellt ist.
Check-in | Energiehaushalt
- Schläfst du aktuell meistens sieben bis acht Stunden die Nacht?
- Arbeitest du regelmäßig außerhalb deiner regulären Arbeitszeit?
- Fällt dir die Konzentration auf eine einzige Aufgabe aktuell schwer?
- Fühlst du dich bei der Arbeit oftmals ungeduldig, überfordert oder überreizt?
- Hast du Probleme damit, in deiner Freizeit abzuschalten?
- Verbringst du die meiste Zeit damit, auf Probleme und Anforderungen zu reagieren?
Hast du auf die erste Frage mit „Nein“ und auf alle anderen mit Ja„“ geantwortet, wird es Zeit für einen „Management-Workshop“. Damit du weißt, wo es hapert, macht es Sinn, eine Woche ein Energie-Tagebuch zu führen. Wir haben dir dafür eine praktische Vorlage erstellt!
Dein Energie-Tagebuch von hashtagPRAXIS
Lade dir unsere kostenlose Vorlage herunter und notiere eine Woche lang jeden Tag, welche Aufgaben du wann erledigst, wie sich diese auf deine Energie auswirken und was positiv und/oder negativ daran ist.
Zusätzlich kannst du festhalten wie viel Schlaf du hattest, ob und wann du die drei Hauptmahlzeiten zu dir genommen hast, wie viel Wasser, Bildschirmzeit und aktive Zeit du hattest und wie deine allgemeine Tagesbewertung aussieht!
Planung: Nach Energie, nicht nach Uhrzeit
Aus den Ergebnissen kannst du dann entsprechende Konsequenzen und etwaige Anpassungen ableiten. Wir geben dir dazu ein paar praktische Beispiele:
Du merkst, dass dir das freie Schreiben an einem Blogbeitrag oder die kreative Arbeit an Social-Media-Posts viel Freude macht, eine willkommene Abwechslung im Praxisalltag ist und immer einen kleinen Energieschub bringt.
👉 Setze dieses To-do immer am Anfang deiner Bürozeiten und speziell direkt vor Tätigkeiten, die viel Energie benötigen.
👉 Wenn es deine Kapazitäten ermöglichen, dann erweitere diesen Bereich ein wenig, z. B. zwei kleine Blogposts im Monat statt einen.
E-Mails zu beantworten, kostet dich immer viel Energie. Du bist danach eher unkonzentriert und kommst nicht so recht in den Workflow zurück.
👉 Trenne klar zwischen Phasen, in denen du dich konzentrieren musst, und dem Beantworten deiner E-Mails, damit du deinen Flow nicht unterbrichst.
👉 Setze dieses To-do direkt vor deine Mittagspause oder als letzten Punkt der Tagesordnung. Es geht leichter von der Hand, wenn eine Pause oder Feierabend in Aussicht ist.
Du übernimmst in der Gemeinschaftspraxis viele Tätigkeiten für die Gemeinschaft, die klein wirken, aber in Summe recht viel Zeit benötigen. So arbeitest du oftmals auch am Wochenende und kommst nie richtig in die Erholungsphase.
👉 Suche das Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen und besprich eine verbesserte Aufteilung. Manche Abläufe schleichen sich mit der Zeit oder durch Veränderungen im Team still und heimlich ein und müssen dann konkret geordnet werden.
👉 Baue zwischen den Tätigkeiten mehr und längere Pausen und Puffer ein.
👉 Stelle für dich persönlich eine Routine zusammen, die dich nach erledigter Arbeit schneller zur Ruhe kommen lässt. Z. B. eine Tasse Tee, Noise-Cancelling-Kopfhörer, eine bestimmte Playlist und Augen zu für 20 Minuten, nach dem letzten To-do.
Priorisierung: Mit Blick auf mentale und körperliche Energie
Trotz dieser Einordnung gibt es natürlich gewisse Priorisierungen, die beachtet werden müssen. Wenn du Meetings gerne am Vormittag erledigst, die Kollegin, deren Input sehr wichtig ist, aber für das Meeting erst ab 14.00 Uhr zur Verfügung steht, dann geht dieser Aspekt natürlich vor. Du kannst aber dementsprechend deine To-dos rundherum um diesen Umstand planen. Meetings ermüden dich nachmittags mehr, als vormittags? Dann plane für diesen Tag die To-dos, die mehr Energie erfordern, auf die Zeit vor dem Meeting und danach nur noch kleine Angelegenheiten.
Oder ein anderes Beispiel: Du wurdest als Therapeutin von einem Magazin für ein Interview angefragt und musst die Antworten auf die Fragen bis heute Abend schicken. Du hast die letzten Tage nicht so recht die Motivation dafür gefunden, aber musst es priorisieren, weil die Deadline da ist. Über dein Energie-Tagebuch hast du festgestellt, dass du dich für große To-dos, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, besser motiviert hast, wenn du davor einige kleine To-dos abhaken konntest. Also planst du deine To-dos an dem Tag dementsprechend und erledigst die Beantwortung der Fragen und das Zusenden als letztes To-do vor dem wohlverdienten Feierabend.
Priorisierung heißt aber auch, nicht wie ursprünglich vorgesehen fünf To-dos einzuplanen, sondern nur drei, weil man klar spürt, dass man nach einer überstandenen Erkältung wohl einfach noch eine Woche braucht, um ins übliche Arbeitstempo zu kommen. Ein Punkt, der in der Selbstständigkeit sicherlich oftmals ein Balanceakt ist. Gerade deshalb ist es wichtig sich immer wieder vor Augen zu halten:
Wir managen und jonglieren alle Aspekte so gut es geht und tun, was wir können. Nobody’s perfect.
Pausen: Vom Nice-to-have zum Must-have
So ziemlich jedes Buch zum Thema Finanzplanung rät: Lege einen Betrag, der in deinem finanziellen Rahmen liegt und den du jeden Monat zur Seite legen möchtest, fest und überweise ihn gleich zu Beginn des Monats auf dein Sparbuch oder Sparkonto. Gehe nicht nach der Devise vor: „Ich lege dann am Ende des Monats das zurück, was mir übrig bleibt.“, denn – oh Wunder – es bleibt nie etwas übrig. Genauso verhält es sich auch mit der Einplanung von Pausen.
Weisheiten wie „Schlafen kann ich, wenn ich tot bin“ haben definitiv ausgedient. Ausreichend Schlaf ist neben regelmäßiger Bewegung und einer ausgewogenen Ernährung eine der drei wichtigsten Säulen, um gesund zu bleiben und ausreichend Energie für die To-dos des Lebens zu haben. Ebenso wichtig wie Schlaf sind Pausen, Puffer im Zeitplan und Ruhephasen, in denen wir unseren Hobbys nachgehen, Zeit mit Menschen verbringen, die uns wichtig sind, oder einfach mal mit uns alleine sind und die Seele baumeln lassen. Diese Ruhe- und Regenerationsphasen sollten im Energiemanagement genauso rigoros eingeplant und eingehalten werden wie Deadlines, Team-Meetings oder Termine mit deinen Patientinnen und Patienten.
Grenzen respektieren: Energiemanagement im Alltag nachhaltig umsetzen
Energiemanagement kann unsere Produktivität steigern, indem es die persönliche Komponente mit hinein nimmt: Wie geht es mir gerade? Bin ich eher eine Lerche oder eine Eule? Finde ich Buchhaltung ermüdend oder gibt sie mir einen Energieschub? All diese Aspekte fließen mit ein und helfen uns dabei, unseren ganz persönlichen Weg zu finden.
Dennoch muss aber klar sein:
Wir können unsere Produktivität nicht ins Unendliche steigern, egal welche Tools wir ansetzen.
Wenn es privat gerade drunter und drüber geht, dann hilft es nicht, die E-Mails als letztes To-do auf die Liste zu setzen und uns mit dem Schreiben eines Blog-Posts motivieren zu wollen. Wir werden vielleicht trotzdem eine langsame und „unproduktive“ Woche haben. Gerade deshalb sind Pausen und Puffer ein so wichtiger Teil des Energiemanagements. Sie können in solchen Zeiten helfen, die Batterien schneller aufzuladen und einen Ausgleich zu schaffen. Deshalb sollten sie auch strikt eingehalten werden.
Das zweite Zauberwort neben „Pause“ ist in solchen Fällen sicherlich „Akzeptanz“. Mit einem guten Energiemanagement kannst du vieles verbessern und optimieren, aber das Leben und selbst unser eigener Rhythmus wollen nicht immer so, wie wir wollen. Dann heißt es: durchatmen, akzeptieren und sanft mit sich selbst sein. Das war für eine gute Energiebalance noch immer die beste Methode.
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