Entdecke, wie du als Therapeutin oder Therapeut mit digitalen Tools die Automatisierung deiner Praxis voranbringst – für weniger Aufwand und mehr Fokus auf deine Patientinnen und Patienten.
Der Alltag selbstständiger Therapeutinnen und Therapeuten ist häufig geprägt von hoher Arbeitsbelastung, Zeitdruck und Verwaltungsaufwand. Neben der eigentlichen Therapiearbeit beanspruchen Terminorganisation, Abrechnung, Dokumentation und Kommunikation viel Zeit und Energie. Automatisierung kann hier ein entscheidender Hebel sein, um Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und mehr Raum für das Wesentliche – die Arbeit mit Patientinnen und Patienten – zu schaffen. Wir geben dir praxisnahe Anregungen, wie du deine Abläufe digitalisieren und automatisieren kannst.
Inhalt
Terminverwaltung: Zeit sparen durch Online-Buchungssysteme
Die manuelle Koordination von Terminen per Telefon oder E-Mail ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Eine der wirkungsvollsten Maßnahmen zur Automatisierung ist die Einführung eines Online-Terminbuchungssystems. Tools wie Calendly bieten einen praktischen Kalender, der sich meist mit bestehenden Programmen wie Outlook, Slack, Microsoft Teams oder dem privaten Google-Kalender verknüpfen lässt.
Mit Kalender-Tools können die Patientinnen und Patienten 24/7 Termine buchen und bekommen automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und/oder SMS. Zudem können so automatisch Terminpuffer und Ausfallsregelungen verwaltet werden.
Am einfachsten und umfangreichsten zugleich, wenn es um das Thema Automatisierung in der Praxis geht, ist die Anschaffung einer Praxissoftware wie beispielsweise appointmed. Hier sind nicht nur die Terminbuchung, sondern auch einige der weiteren Punkte, die wir folgend aufzählen, in einer All-in-One-Lösung verpackt und man hat gleich einige Automatisierungs-To-dos auf einmal abgehakt.
Digitale Dokumentation und Befundung
Papierbasierte Dokumentation ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch anfällig für Datenverlust. Digitale Lösungen bieten strukturierte digitale Patientenakten, die zahlreiche Vorteile bringen. Ein schneller Zugriff auf die Verlaufsdokumentation, Anamnesebögen und Therapieberichte, die Automatisierung von Verlaufsberichten und Evaluierungen durch Textbausteine, eine DSGVO-konforme Cloud-Speicherung mit Back-up-Systemen und Servern in der EU sowie Zeitstempelung und die rechtssichere Archivierung von Einträgen sind mit solchen Tools bequem und sicher möglich. Durch Vorlagen und intelligente Formulare lassen sich viele Prozesse der Dokumentation vereinfachen oder sogar teilautomatisieren.
Mehr zum Thema DSGVO erfährst du im Talk mit Bernhard Keprt, CTO bei appointmed!
Oder du hörst dir das Interview im hashtagPRAXIS Podcast an 🎙️💜
Rechnungsstellung und Abrechnung: Fehlerfreie Prozesse mit wenigen Klicks
Die Abrechnung kann besonders in Therapieberufen mit Krankenkassenbezug und/oder Selbstzahlenden komplex werden. Abrechnungssoftware bzw. diese Bereiche als Teil einer umfassenden Praxissoftware erleichtern die automatische Rechnungserstellung nach erbrachter Leistung, das Erstellen von Vorlagen für Kassenabrechnungen und Privatrezepte sowie von Serienabrechnungen für Gruppentherapie oder wiederkehrende Termine. Auch das Mahnwesen und die Zahlungsverfolgung sowie Schnittstellen zu Steuerberatungen und anderen Partnerinnen und Partnern, mit denen Rechnungen geteilt werden müssen, können leichter eingerichtet werden.
Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko formaler Fehler, die zu Rückzahlungen führen können.
Kommunikation automatisieren: Effizienter Kontakt mit PatientInnen
Auch die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten kann weitgehend automatisiert werden. Mittels Tools wie Mailchimp oder CleverReach können regelmäßig Newsletter, Erinnerungen zur Nachsorge oder Terminbestätigungen – sofern diese nicht bereits über das Kalender-Tool ausgesendet werden – automatisiert versendet werden.
DSGVO-konforme Messenger wie z. B. Siilo oder ftapi erlauben schnelle und sichere Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, aber auch mit Ärztinnen und Ärzten sowie anderen Fachkräften aus dem Gesundheitswesen. Eine Automatisierung und Absicherung dieses Teilbereiches ist angesichts aktueller Regelungen wie dem Faxverbot im österreichischen Gesundheitswesen nicht nur praktisch, sondern tatsächlich notwendig.
Wenn du trotz FAQs auf deiner Website öfter Anfragen zu Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten oder dem Therapieverlauf hast, kann ein Chatbot auf der Website hilfreich sein, um dich zu entlasten. Denn wir alle wissen: Gerade solche sich laufend wiederholenden Anfragen kosten Zeit und Ressourcen und können einem obendrein mit der Zeit ziemlich auf die Nerven gehen. Einen solchen Chatbot kannst du für deine Website relativ einfach erstellen, mithilfe von KI-Chatbot-Tools wie beispielsweise Chatbase oder GPT-trainer.
Social Media automatisieren
Auch die Bespielung deiner Social-Media-Kanäle kannst du mit Tools wie Buffer, Hootsuite oder Swat.io automatisieren. So kannst du dich beispielsweise einen Nachmittag hinsetzen, deine Posts für den kommenden Monat erstellen und einplanen und diese gehen dann an den Tagen und zu den Zeiten, die du vorab eingestellt hast, automatisch online. So kannst du zu den für deinen Kanal besten Zeiten posten, ohne immer genau zu diesem Zeitpunkt online sein zu müssen.
Dein gezieltes Social-Media-Management kannst du dann durch ebenfalls geplante Google-Ads- oder Social-Media-Ads-Kampagnen ergänzen. Alles ist vollständig trackbar und messbar und kann so immer wieder aufs Neue von dir evaluiert und angepasst werden.
Praxisorganisation und interne Abläufe
Vor allem wenn du in einer Gemeinschaftspraxis tätig bist, kann Automatisierung auch interne Abläufe erleichtern und dafür sorgen, dass ihr bei laufenden Projekten und geteilten To-dos nicht den Überblick verliert. Viele Praxissoftware-Modelle bieten auch hierfür Lösungen an, es gibt aber natürlich auch Tools, die du ergänzen kannst. Tools wie Notion oder Stackfield bieten automatisierte To-do-Listen und erleichtern das Projektmanagement. Zeiterfassung und Urlaubsplanung machen Clockodo oder Papershift möglich.
Auch die bereits vorhin erwähnten DSGVO-konformen Messenger-Dienste können intern beim Austausch von Unterlagen und Berichten von Nutzen sein. Durch standardisierte Workflows und Automatisierungen entstehen weniger Rückfragen, weniger Papierkram und klarere Abläufe im Team.
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