Du hast dich entschieden, deine eigene Praxis zu eröffnen? Hier erfährst du Schritt für Schritt, was in Deutschland und Österreich zu beantragen, anzumelden und zu bezahlen ist – egal, aus welcher Fachrichtung du kommst.
Der Entschluss, zur Praxisgründung, ist mitunter schnell gefasst – die bürokratische Umsetzung dagegen wirkt für viele Therapeutinnen und Therapeuten wie ein Dschungel aus Formularen, Ämtern und Fachbegriffen. Dabei ist der Weg zur eigenen Praxis gar nicht so kompliziert, wenn du weißt, in welcher Reihenfolge du vorgehst und welche Stelle für dich überhaupt zuständig ist. Genau das schauen wir uns in diesem ersten Teil unserer Serie „Start your Practice“ an.
Weil sich die Anmeldewege in Deutschland und Österreich unterscheiden und du je nach Fachrichtung unterschiedliche Stationen durchläufst, findest du hier eine gemeinsame Struktur mit klar markierten Länderunterschieden.
Inhalt
Der erste und wichtigste Schritt: Freiberuflich oder Gewerbe?
Bevor du ein einziges Formular ausfüllst, musst du eine Frage klären, die über fast alles Weitere entscheidet: Übst du deine Tätigkeit freiberuflich aus oder brauchst du ein Gewerbe?
In Deutschland regelt das im Kern § 18 des Einkommensteuergesetzes für Freiberufler beziehungsweise § 15 EStG und § 14 der Gewerbeordnung für Gewerbetreibende – und die konkrete Tätigkeit entscheidet darüber, nicht deine persönliche Präferenz. Viele Gesundheitsberufe zählen zu den sogenannten Katalogberufen und gelten damit automatisch als freiberuflich: Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten etwa gehören aufgrund ihrer Qualifikation zu den Katalogberufen nach § 18 EStG, ebenso Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten sowie andere Heilmittelerbringer, die als katalogähnliche Berufe generell keiner Gewerbesteuerpflicht unterliegen und ihre Tätigkeit nicht beim Gewerbeamt anmelden müssen. Anders sieht es aus, sobald du zusätzlich Produkte verkaufst, eine reine Wellness-Ausbildung hast oder dein Angebot inhaltlich in Richtung Coaching oder Beratung geht: Hier müssen Therapeutinnen und Therapeuten mit einer Fachausbildung im Wellnessbereich in der Regel ein Gewerbe anmelden und in der Folge auch Umsatzsteuer berechnen.
In Österreich ist die Unterscheidung noch feiner: Hier gibt es drei Kategorien – freie Berufe –, etwa Therapeutinnen und Therapeuten aus den sogenannten MTD-Berufen wie Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie, die über ein eigenes Berufsgesetz, das MTD-Gesetz, geregelt sind und damit ohne Gewerbeordnung, ohne WKO-Pflicht, aber mit eigener Registrierungspflicht bei der Gesundheit Österreich GmbH arbeiten –, freie Gewerbe – rund 440 Tätigkeiten ohne Befähigungsnachweis, aber mit Gewerbeschein- und WKO-Pflicht – sowie die „neuen Selbstständigen“. Für bestimmte Gesundheitsberufe – etwa Massage, die als reglementiertes Gewerbe mit Befähigungsprüfung nach § 94 der Gewerbeordnung geführt wird – brauchst du zusätzlich einen Befähigungsnachweis. Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten wiederum fallen unter keine Gewerbeordnung, sondern müssen sich gemäß § 34 des Psychotherapiegesetzes 2024 beim Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz registrieren lassen, bevor sie regelmäßig praktizieren dürfen.
Unsere Empfehlung: Ruf im Zweifel bei der zuständigen Stelle an, bevor du irgendetwas anmeldest. In Deutschland ist das dein Finanzamt oder – bei modernen, schwer einzuordnenden Tätigkeiten wie Coaching – die Gewerbebehörde, die dir eine verbindliche Auskunft gibt. In Österreich berätst du dich kostenlos bei der Wirtschaftskammer (WKO).
So läuft die Anmeldung in Deutschland ab
1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt
Bist du als Freiberuflerin oder Freiberufler eingestuft, meldest du dich direkt beim Finanzamt an – über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, den du online über ELSTER ausfüllst. Die Frist dafür beträgt vier Wochen nach Aufnahme deiner Tätigkeit. Darin gibst du unter anderem deinen erwarteten Umsatz und Gewinn für das laufende und das kommende Jahr an – diese Schätzung ist wichtig, weil sie über deine Steuervorauszahlungen entscheidet.
2. Gewerbeanmeldung (falls nötig)
Zählt deine Tätigkeit nicht zu den Katalogberufen oder überschreitest du die Grenzen der freiberuflichen Tätigkeit (etwa durch Produktverkauf oder eine zweite Praxis mit vielen Angestellten), musst du ein Gewerbe beim örtlichen Gewerbeamt anmelden – und zwar bevor du deine Tätigkeit startest, da bei Versäumnis Bußgelder bis zu 1.000 Euro drohen. Mit der Gewerbeanmeldung wirst du automatisch Pflichtmitglied in der IHK oder HWK, und ab einem Jahresgewinn von 24.500 Euro fällt zusätzlich Gewerbesteuer an.
3. Meldung beim Gesundheitsamt
Eröffnest du eine Praxis in einem Gesundheitsberuf, kommt in Deutschland noch eine dritte Stelle ins Spiel: Die Anmeldung deiner Praxis erfolgt beim Gesundheitsamt des Kreises oder der kreisfreien Stadt, in dem sich deine Praxis befindet. Diese Meldung ist unabhängig von der steuerlichen Anmeldung und wird oft vergessen – frag am besten frühzeitig bei deinem zuständigen Amt nach den genauen Unterlagen, denn diese variieren je nach Bundesland und Berufsgruppe.
4. Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Seit dem 01. Januar 2025 gelten in Deutschland neue, großzügigere Grenzen: Du giltst als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr maximal 25.000 Euro netto betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro netto nicht übersteigt. Wichtig zu wissen: Die Umsatzgrenzen beziehen sich jetzt auf Nettoumsätze statt wie früher auf Bruttoumsätze, und wer die Kleinunternehmerregelung bewusst ablehnt, ist für mindestens fünf Jahre daran gebunden. Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, kannst dafür aber auch keine Vorsteuer geltend machen – für den Anfang oft die unkompliziertere Lösung.
Ganz nebenbei: Heilbehandlungen im Rahmen der Berufsausübung sind für viele Therapieberufe ohnehin umsatzsteuerfrei, unabhängig von der Kleinunternehmerregelung – das solltest du im ersten Gespräch mit deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung klären.
5. Berufshaftpflichtversicherung und Kammer- bzw. Verbandsmitgliedschaft
Nicht gesetzlich für jede Berufsgruppe vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen: eine Berufshaftpflichtversicherung. Sie schützt dich vor den finanziellen Folgen, wenn im Rahmen deiner Behandlung ein Schaden entsteht. Prüfe außerdem, ob deine Berufsgruppe kammerpflichtig ist (wie approbierte Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten) oder ob eine freiwillige Mitgliedschaft in einem Berufsverband sinnvoll ist – über Verbände erhältst du oft vergünstigte Versicherungstarife, Fortbildungen und rechtliche Beratung.
6. Kassenzulassung – ja oder nein?
Willst du mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnen, brauchst du eine sogenannte Kassenzulassung beziehungsweise musst als Heilmittelerbringerin oder Heilmittelerbringer einen Vertrag mit den Krankenkassen abschließen. Das ist ein eigenes, oft langwieriges Verfahren mit weiteren Auflagen zur Praxisausstattung – dazu mehr in einem späteren Teil dieser Serie.
So läuft die Anmeldung in Österreich ab
1. Klären, in welche Kategorie du fällst
Wie oben beschrieben, ist der erste Schritt in Österreich zu klären, ob du als freier Beruf, freies Gewerbe, reglementiertes Gewerbe oder neue Selbstständige beziehungsweise neuer Selbstständiger giltst. Diese Einordnung entscheidet über alles Weitere – von der Anmeldepflicht über die Sozialversicherung bis zur Umsatzsteuer-Behandlung.
2. NeuFöG-Bestätigung holen (bei Erstgründung)
Gründest du zum ersten Mal ein Unternehmen, solltest du dir vor jedem Behördengang eine Bestätigung nach dem Neugründungsförderungsgesetz (NeuFöG) holen. Dafür vereinbarst du einen Termin beim WKO-Gründerservice, lässt dir das Formular NeuFö2 ausfüllen und bestätigen – und legst diese Original-Bestätigung deiner Gewerbeanmeldung bei. Das ist deshalb wichtig, weil dir diese Bestätigung Gebühren erspart – die Befreiung kann aber nicht rückwirkend beantragt werden.
3. Gewerbeanmeldung oder Registrierung als Gesundheitsberuf
Fällt deine Tätigkeit unter die Gewerbeordnung, meldest du dein Gewerbe formlos schriftlich, persönlich oder online beim Magistrat beziehungsweise bei der zuständigen Bezirkshauptmannschaft an – Sozialversicherung, Finanzamt und Wirtschaftskammer werden dabei automatisch informiert. Die gute Nachricht: Die Gewerbeanmeldung selbst ist seit einer Novelle in Österreich kostenlos, ebenso die automatische GISA-Eintragung. Bist du in einem reglementierten Gewerbe wie der Massage tätig, brauchst du zusätzlich deinen Befähigungsnachweis, etwa ein Diplom oder ein Prüfungszeugnis.
Bist du hingegen in einem registrierungspflichtigen Gesundheitsberuf tätig – etwa als Ergotherapeutin, Logopäde oder in der physiotherapeutischen Praxis –, läuft dein Weg über eine andere Schiene: Du benötigst deinen Berufsausweis, den du bei der Gesundheit Österreich GmbH (GÖG) einholst, und meldest deine Praxis bei der jeweils zuständigen Landesstelle.
4. SVS-Anmeldung
Egal ob freies oder reglementiertes Gewerbe: Beide lösen ab dem ersten Tag deiner Tätigkeit die Pflichtversicherung bei der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) aus. Nach der Gewerbeanmeldung passiert das automatisch, mit SVS-Mindestbeiträgen ab rund 165 Euro im Monat. Bist du „neue Selbstständige“ oder „neuer Selbstständiger“ und bleibst unter der Versicherungsgrenze, kannst du auf die Pflichtversicherung verzichten – dann greift aber auch keine Krankenversicherung über die SVS automatisch, und du solltest z. B. eine Mitversicherung beim Ehepartner oder eine private Absicherung prüfen.
5. Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Auch in Österreich profitierst du unter Umständen von der Kleinunternehmerregelung: Sie gilt seit 2026 für alle drei Kategorien, sofern der Jahresumsatz unter 55.000 Euro netto liegt. Das bedeutet: keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, dafür auch kein Vorsteuerabzug – gerade zum Start häufig die einfachere Wahl.
6. WKO-Mitgliedschaft und Kammerpflicht
Sobald dein Gewerbe angemeldet ist, wirst du automatisch Pflichtmitglied der Wirtschaftskammer (WKO), was jährliche Grundumlagen mit sich bringt. Freie Berufe wie approbierte Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind hingegen nicht WKO-, sondern kammer- oder registrierungspflichtig über ihre eigene Berufsordnung.
Was du vorab bedenken solltest – unabhängig vom Land
Neben den formalen Schritten lohnt es sich, dir schon vor der Anmeldung ein paar grundsätzliche Fragen zu stellen:
- Rechtsform: Startest du als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer, oder passt eine Gesellschaftsform besser zu deinen Plänen – etwa, wenn du gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen eine Praxisgemeinschaft gründen willst? Bedenke, dass sich eine freiberufliche Einstufung bei Gesellschaften nur hält, wenn alle Beteiligten selbst als freiberuflich gelten.
- Standort und Räumlichkeiten: Praxisräume brauchen oft eine andere Nutzungsgenehmigung als reine Wohnräume. Kläre frühzeitig mit deiner Gemeinde oder deinem Vermieter, ob eine gewerbliche beziehungsweise praxisärztliche Nutzung erlaubt ist.
- Versicherungsschutz: Neben der Berufshaftpflicht solltest du auch deine eigene Kranken-, Berufsunfähigkeits- und Altersvorsorge neu denken – als Selbstständige oder Selbstständiger fällt der automatische Schutz über einen Arbeitgeber weg.
- Buchhaltung: Auch wenn du als Freiberuflerin oder Freiberufler von der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung profitierst, lohnt sich von Anfang an eine saubere Ablage aller Belege – das erspart dir am Jahresende viele Nerven.
- Preisgestaltung: Recherchiere die üblichen Honorare in deiner Fachrichtung und Region, bevor du deine ersten Preise festlegst. Das gibt dir ein Gefühl dafür, was am Markt realistisch ist.
Deine Checkliste auf einen Blick
Deutschland:
- Klären: freiberuflich oder Gewerbe?
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt (innerhalb von vier Wochen)
- Ggf. Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (vor Tätigkeitsbeginn)
- Meldung beim Gesundheitsamt
- Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung treffen
- Berufshaftpflichtversicherung abschließen
- Ggf. Kassenzulassung beantragen
Österreich:
- Klären: freier Beruf, freies/reglementiertes Gewerbe oder neue Selbstständigkeit?
- NeuFöG-Bestätigung bei der WKO holen
- Gewerbeanmeldung bei Magistrat/Bezirkshauptmannschaft oder Registrierung als Gesundheitsberuf bei der GÖG
- SVS-Anmeldung prüfen (automatisch oder freiwillig)
- Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung treffen
- Berufshaftpflichtversicherung abschließen
Und jetzt?
Die Anmeldung deiner Praxis ist der erste, formale Schritt auf dem Weg in deine Selbstständigkeit – und auch wenn er nach viel Papierkram klingt, ist er mit der richtigen Reihenfolge gut zu bewältigen. Im nächsten Teil unserer Serie „Start your Practice“ stellen wir die zwei Arbeitsmodelle Selbstständigkeit und Anstellung im Vergleich gegenüber, damit du weißt, ob eines von beiden das Richtige für dich ist oder vielleicht auch eine Kombination aus beidem.
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