Ab 2025 gibt es für innerdeutsche B2B-Geschäfte eine neue E-Rechnungspflicht. Deutschland setzt dabei auf digitale Standards zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.
Das Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 beschlossen wurde, hat die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung für innerdeutsche B2B-Geschäfte – also Geschäfte zwischen Unternehmen – ab dem 01. Januar 2025 festgelegt. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten und Drittländer. Ziel dieses Gesetzes ist es, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und das Mehrwertsteuerdefizit von etwa 23 Milliarden Euro in Deutschland zu verringern.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission plant das Bundesfinanzministerium zusätzlich, ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Im ersten Schritt kommt die E-Rechnung. Im nächsten Schritt soll bis 2028 das nationale und das EU-weite Meldesystem implementiert werden. Mittlerweile ist aber bereits eine Diskussion über eine Verschiebung auf 2030 oder 2032 im Gange.
Was versteht man konkret unter einer E-Rechnung?
Ab 01. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Als elektronische Rechnung versteht man eine Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Gängige Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. Relevant ist dabei, dass das Format der Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen im PDF-, TIF-, JPEF- oder DOCX-Format erfüllen beispielsweise nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung. Die eben genannten Formate ebenso wie Papierrechnungen fallen ab 2025 unter den Begriff „Sonstige Rechnungen“.
Wer ist von der neuen Regelung betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen, unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmen E-Rechnungen stellen. Relevant ist auch, dass das leistende Unternehmen und der Leistungsempfangende beide im Inland tätig sein müssen. Dabei müssen Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland sein. Besteht eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, aber kein Sitz im Land, gibt es keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Rechnungen an Privatpersonen und Unternehmen im Ausland sind von der E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht betroffen.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Unternehmen müssen ab 01. Januar 2025 den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr ermöglichen. Grundsätzlich sind Unternehmen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von Rechnungen in diesem Format verpflichtet, aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes gibt es jedoch zwischen 2025 und 2027 Übergangsregelungen.
Wir erläutern euch diese folgend im Detail:
- Bis Ende 2026 können von Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländischen B2B-Umsätze weiterhin Rechnungen, die unter den Begriff „Sonstige Rechnungen“ fallen, mit Zustimmung des Unternehmens, das die Rechnung empfängt, ausgestellt werden.
- Liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, dürfen „Sonstige Rechnungen“ noch bis Ende 2027 ausgestellt und verschickt werden. Rechnungen im EDI-Format dürfen, vorbehaltlich der Zustimmung der empfangenden Partei, ebenfalls bis Ende 2027 ausgestellt werden.
- Ab 2028 sind die Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung gemäß den gesetzlichen Richtlinien zwingend einzuhalten.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Kleinbetragsrechnungen, die unter 250 Euro liegen, Fahrausweise und Rechnungen, die steuerfrei sind, können weiterhin als „Sonstige Rechnungen“, also in Papierform oder einem der bereits oben aufgezählten Formate wie PDF und Co. versendet werden.
Was gilt bezüglich des Empfangs von Rechnungen?
Der Empfang von E-Rechnungen muss von allen Unternehmen eingerichtet werden. Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkundschaft haben, oder Kleinunternehmen ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf Rechnungen sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen ab Beginn des Jahres 2025 empfangen können. Zudem kann im Gegensatz zu bisherigen Regelungen die neue E-Rechnung an andere Unternehmen nun auch ohne deren vorherige Zustimmung ausgestellt und zugesendet werden. Bei E-Rechnungen an Privatpersonen ist die Zustimmung hierzu weiterhin notwendig.
Wie wird die E-Rechnung künftig zugestellt?
Die E-Rechnung kann künftig per E-Mail versendet, mittels einer elektronischen Schnittstelle, über einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder zum Download auf einem Webportal bereitgestellt werden. Unternehmen können auch externe Firmen mit dem Versenden der E-Rechnung beauftragen. Hier ist allerdings natürlich das Unternehmen verpflichtet, zu überprüfen, ob die beauftragte externe Firma auch die Voraussetzungen erfüllt, um die E-Rechnung korrekt zu erstellen und zu versenden. Es empfiehlt sich zudem, E-Rechnungsdaten vor dem Import immer auf Schadsoftware, also Viren, zu überprüfen. Durch das vermehrte Versenden von E-Rechnungen aufgrund der neuen gesetzlichen Regelung ist nämlich von mehr Cyberattacken auszugehen.
Wie und wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Es besteht auch mit der neuen Regelung weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die E-Rechnung muss im elektronischen Daten-Format aufbewahrt werden und es muss gewährleistet sein, dass sie nicht verändert werden kann.
Wichtig: Einigst du dich mit einem Unternehmen, das dir eine Rechnung schickt, z. B. darauf, dass du sowohl eine E-Rechnung als auch eine PDF-Version der Rechnung erhältst, besteht dennoch eine Archivierungspflicht der E-Rechnung im vorgegebenen elektronischen Daten-Format.
Wir empfehlen, die Details zu der neuen gesetzlichen Regelung noch mit deiner Steuerberaterin, deinem Steuerberater, deiner Anwältin oder deinem Anwalt zu besprechen, damit du mit dem Start 2025 perfekt vorbereitet bist.
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