Erfahre alles über Registrierkassen und offene Ladenkassen in Deutschland – von gesetzlichen Vorgaben bis zu Fördermöglichkeiten für die Umstellung.
Die Registrierkassensysteme in Deutschland unterliegen seit einigen Jahren Regelungen, die insbesondere auf Manipulationssicherheit und Steuertransparenz abzielen. Mit der Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der damit verbundenen Nutzungspflicht zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) gelten für Unternehmen klare Vorgaben. Doch auch für Betriebe, die weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, gibt es spezifische Anforderungen. Wir beleuchten die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen, Pflichten und Fördermöglichkeiten für Unternehmen, die auf digitale Kassensysteme umstellen möchten.
Gesetzliche Grundlagen
Mit 01. Januar 2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die nach einer Übergangsfrist seit dem 01. Januar 2023 mittlerweile verpflichtend ist. Gemäß der Verordnung müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendet werden, um alle Kassenvorgänge manipulationssicher aufzuzeichnen. Dazu gehören für gewöhnlich ein Datenerfassungsprotokoll, ein Drucker oder ein elektronisches Übermittlungssystem für Zahlungsbelege sowie eine Schnittstelle zur Signaturerstellung. Unternehmen sind allerdings, anders als in Österreich, nicht verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden.
Belegausgabepflicht
Seit 2020 sind alle Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem verpflichtet, ihren Kundinnen und Kunden beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen einen Beleg auszuhändigen. Die Belegausgabepflicht ist, genau wie die TSE, ein Bestandteil der Kassensicherungsverordnung und dient dazu, Manipulationen an Kassensystemen sowie Steuerhinterziehung zu verhindern. Jeder Beleg muss eine eindeutige Identifikationsnummer aufweisen. Falls diese Nummernfolge unterbrochen wird, kann dies den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten hervorrufen und zu Ermittlungen durch das Finanzamt führen.
Verpflichtende Beleginhalte
Ein Kassenbon muss mittlerweile lediglich einen QR-Code enthalten, über den alle erforderlichen TSE-Daten abgerufen werden können. Die folgenden Informationen sind auf dem Beleg verpflichtend:
- Vollständiger Name und Adresse des Unternehmens
- Datum der Ausstellung
- Art und Menge der verkauften Produkte
- Rechnungsbetrag und angewendeter Steuersatz
Zusätzlich deckt der QR-Code wichtige TSE-Daten ab, darunter:
- Beginn und Ende (oder Abbruch) des Kassenvorgangs
- Eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
- Seriennummer des Kassensystems oder Sicherheitsmoduls
- Beträge nach Zahlungsart
- Signaturzähler und Prüfwert
Durch den Verzicht auf die lesbare Darstellung der TSE-Daten auf dem Beleg kann die Länge im Schnitt um 6 cm reduziert werden. Eine weitere Kürzung ist möglich, wenn der QR-Code verkleinert wird.
Anmeldung beim Finanzamt
Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle in Betrieben genutzten elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Für bereits bestehende Kassensysteme gilt eine Nachmeldefrist bis spätestens 31. Juli 2025. Das gemeldete Kassensystem muss dabei eindeutig einer bestimmten Betriebsstätte zugeordnet sein.
Wenn du ab dem 01. Juli 2025 ein neues Kassensystem anschaffst, bist du verpflichtet, dieses innerhalb eines Monats dem Finanzamt zu melden. Diese Meldung kann ausschließlich auf elektronischem Weg vorgenommen werden, entweder über die Plattform „Mein ELSTER“ oder über andere Softwarelösungen, die eine ERiC-Schnittstelle nutzen.
Offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse kann weiterhin verwendet werden und muss nicht verpflichtend, wie das beispielsweise in Österreich der Fall ist, auf eine Registrierkasse umstellen. Allerdings ist zu erwarten, dass elektronische Kassensysteme künftig zur Norm werden, da sie den Finanzämtern eine einfachere und effizientere Kassennachschau ermöglichen. Wenn du also noch nicht mit einer Registrierkasse arbeitest, lohnt es sich, über eine Umstellung nachzudenken. Vor allem, weil die Ausstellung und Administration der Rechnungen dann nicht mehr manuell erfolgen müssen und dir Zeit sparen.
Wenn du eine offene Ladenkasse führst, ist es grundsätzlich wichtig, dass täglich ein präziser Kassenbericht erstellt wird. Dieser soll sicherstellen, dass die Tageseinnahmen bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt eindeutig nachvollzogen werden können. Eine Verpflichtung zur Ausgabe von Belegen besteht allerdings im Gegensatz zur Nutzung einer Registrierkasse nicht. Unternehmen, die als Kleingewerbetreibende unterhalb der Bilanzierungsgrenze liegen, sind von der Pflicht zur detaillierten Kassenführung ausgenommen.
Fördermöglichkeiten für die Kassenumstellung
Der Bund und die Länder unterstützen aktuell die Anschaffung neuer Kassensysteme, Kassen- und Buchhaltungssoftware durch Fördermittel, die auf die Digitalisierung von Klein- und Mittelunternehmen abzielen.
Zu den Förderprogrammen zählen:
- DigiTrans (Mecklenburg-Vorpommern)
- Hamburg-Kredit Innovation
- Digitalisierungsgutschein (Nordrhein-Westfalen)
- Digitalbonus Thüringen
- Digitalzuschuss Hessen
- DigitalStarter (Saarland)
- Digitalisierungsprämie Plus (Baden-Württemberg)
- Digitalbonus Bayern
Ob du mit deiner Praxis und deinem Digitalisierungsvorhaben in das jeweilige Förderprogramm hineinpasst, muss natürlich individuell geklärt werden.
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