Urlaub für selbstständige TherapeutInnen: Was du wissen musst

Urlaubsanspruch, Finanzen, Steuern, DSGVO und Kassenpflichten – alles Wichtige für freiberufliche TherapeutInnen in Österreich und Deutschland.

Wer in eigener Praxis arbeitet, kennt das Dilemma: Urlaub wäre schön, aber wer kümmert sich dann um die Patientinnen und Patienten? Und vor allem: Wie finanziert sich die Miete, wenn man zwei Wochen nicht in der Praxis steht?

Selbstständige Therapeutinnen und Therapeuten haben grundsätzlich keine gesetzliche Urlaubsgarantie wie Angestellte – aber das bedeutet nicht, dass Erholung einfach nicht vorgesehen ist. Es bedeutet nur, dass man selbst planen und vorsorgen muss. Wir begleiten dich durch alle relevanten Aspekte: von der Finanzplanung über Steuerfragen bis hin zu DSGVO-Pflichten bei der Urlaubsvertretung.

---

Haben selbstständige Therapeutinnen und Therapeuten Urlaubsanspruch?

Die kurze Antwort: Nein – zumindest nicht im gesetzlichen Sinne. Wer als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer selbstständig tätig ist, hat keinen gesetzlich verankerten Urlaubsanspruch wie im Angestelltenverhältnis. Das gilt sowohl in Österreich als auch in Deutschland.

Das bedeutet: Es gibt keine vorgeschriebene Mindestzahl an Urlaubstagen, keine Urlaubsersatzzahlung und niemanden, der automatisch für Einkommensausfall sorgt. Wer nicht arbeitet, verdient in der Regel auch nicht – es sei denn, man hat entsprechend vorgesorgt.

Das klingt hart, hat aber auch eine Kehrseite: Als Selbstständige oder Selbstständiger bist du frei, deinen Urlaub so zu gestalten, wie es dir passt. Du kannst ihn frei einteilen, spontan verlängern oder auf mehrere kurze Auszeiten im Jahr aufteilen – ganz ohne Antrag beim Vorgesetzten.

---

Finanzplanung: So kalkulierst du Urlaub in deinen Umsatz ein

Der wohl wichtigste Schritt: Urlaub muss finanziell eingeplant werden. Anders als Angestellte erhalten Selbstständige kein Urlaubsgeld und keinen Lohnersatz. Das bedeutet, dass die entgangenen Einnahmen bereits im laufenden Jahr vorfinanziert sein müssen.

📅 Wie viele Arbeitstage hast du tatsächlich im Jahr?

Ein häufiger Rechenfehler: Man geht von 52 Wochen aus, ohne Urlaub, Feiertage, Krankentage oder Fortbildungen abzuziehen. Realistischer sind in der Regel 45 bis 48 Wochen tatsächlicher Arbeit – je nach persönlicher Planung.

Wenn du zum Beispiel 20 Urlaubstage (4 Wochen) und 10 Feiertage einplanst, bleiben dir rund 230 tatsächliche Arbeitstage. Auf dieser Basis sollte dein Jahresumsatzziel aufgebaut sein – nicht auf 365 Tage.

💶 Urlaub finanziell einkalkulieren

Viele Therapeutinnen und Therapeuten kalkulieren so: Sie errechnen, welchen Monatsumsatz sie für ihre fixen Kosten (Miete, Versicherung, Sozialabgaben etc.) und ihren Lebensunterhalt benötigen – und multiplizieren diesen nicht mit 12, sondern mit 14 oder sogar 16. Die extra Monate dienen als Puffer für Urlaub, Krankheit und saisonale Schwankungen.

Ein gutes Instrument ist auch ein eigenes Urlaubskonto: Lege jeden Monat einen fixen Betrag beiseite – ähnlich wie ein Arbeitgeber für angestellte Mitarbeitende. So schmerzt die urlaubsbedingte Umsatzlücke deutlich weniger.

🛩️ Puffer rund um An- und Abreise

Oft unterschätzt: Der erste und letzte Urlaubstag sind selten produktiv. Wer am Montag abreist, hat Freitag oft Kopf und Energie schon anderswo. Plant man zu knapp, entstehen Stress und das Gefühl, nie wirklich abzuschalten. Sinnvoll ist es, mindestens einen halben Tag vor und nach dem Urlaub bewusst freizuhalten – sei es für administrative Nacharbeiten, das Lüften der Praxis oder einfach das Ankommen.

💬 Kommunikation mit Patientinnen und Patienten

Rechtzeitige und klare Kommunikation vermeidet Frustration. Informiere deine Patientinnen und Patienten idealerweise vier bis sechs Wochen im Voraus – persönlich, per E-Mail oder über deine Praxis-App. Wichtige Punkte dabei:

• Zeitraum der Abwesenheit klar benennen
• Angabe, ob und wo eine Vertretung verfügbar ist
• Notfallkontakte (z. B. Kassenambulanz, ärztlicher Bereitschaftsdienst) angeben
• Hinweis, ab wann wieder Termine buchbar sind

---

---

Steuerliche und rechtliche Aspekte: Urlaub, Workation und Auslandsaufenthalt

Was viele nicht wissen: Wo man sich während des Urlaubs aufhält – und wie man ihn verbringt –, kann steuerrechtliche Konsequenzen haben. Besonders wenn der Urlaub ins Ausland geht oder man dabei auch arbeitet (Stichwort: Workation).

Reiner Urlaub vs. Workation

Ein reiner Urlaub – also keine berufliche Tätigkeit, keine Patientenkontakte, keine Online-Therapie – ist steuerrechtlich unkompliziert. Anders sieht es bei einer Workation aus: Wer aus dem Ausland heraus Online-Therapie anbietet, Patientengespräche führt oder auch nur E-Mails mit therapeutischem Inhalt beantwortet, übt eine berufliche Tätigkeit aus. Das kann folgende Konsequenzen haben:

• Steuerrechtliche Fragen zur Betriebsstätte im Ausland
• Sozialversicherungsrechtliche Fragen (In welchem Land bin ich versichert?)
• Berufsrechtliche Fragen (Bin ich in diesem Land berechtigt, therapeutisch tätig zu sein?)
• DSGVO-Anforderungen (mehr dazu weiter unten)

Die 183-Tage-Regel

Wer sich länger im Ausland aufhält, muss besonders aufpassen. In vielen Ländern gilt: Ab einem Aufenthalt von mehr als 183 Tagen innerhalb von 12 Monaten kann das Gastland steuerliche Ansprüche geltend machen – man wird unter Umständen dort steuerpflichtig. Das kann dazu führen, dass man in zwei Ländern gleichzeitig Steuern zahlen muss, sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) greift.

Sowohl Österreich als auch Deutschland haben mit vielen Ländern DBAs abgeschlossen – aber nicht mit allen. Und selbst mit DBA kann es komplex werden. Wer plant, länger im Ausland zu arbeiten oder zu leben, sollte unbedingt eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater mit internationalem Fokus konsultieren.

---

Betriebsurlaub in der Praxis mit Angestellten

Wer nicht alleine praktiziert, sondern ein Team führt – sei es mit angestellten Therapeutinnen und Therapeuten, Rezeptionspersonal oder anderen Mitarbeitenden – hat beim Urlaub zusätzliche Pflichten zu beachten.

Kann ich als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber Betriebsurlaub anordnen?

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Betriebsurlaub bedeutet, dass die gesamte Praxis für einen definierten Zeitraum schließt und alle Mitarbeitenden gleichzeitig Urlaub nehmen. Dabei gelten jedoch klare Regeln:

In Österreich und Deutschland muss der Urlaub von Angestellten rechtzeitig angekündigt werden. Eine allgemein anerkannte Faustregel ist eine Vorankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen. In manchen Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind längere Fristen vorgesehen.

Wichtig: Mitarbeitende haben das Recht, einen Teil ihres Urlaubs selbst zu bestimmen. Ein Betriebsurlaub, der den gesamten Jahresurlaub aufbraucht, ist rechtlich problematisch. Der Betriebsurlaub darf in der Regel nur einen Teil des Jahresurlaubs beanspruchen – mindestens ein aliquoter Teil muss dem oder der Angestellten zur freien Verfügung bleiben. Als Faustregel gilt ein maximal festgelegter Betriebsurlaub von zwei Wochen.

---

Organisatorische Checkliste: Was du vor dem Urlaub erledigen solltest

Gut vorbereitet in den Urlaub – das zahlt sich doppelt aus. Hier sind die wichtigsten organisatorischen Punkte:

✅ Abwesenheitsnotiz für E-Mails einrichten (mit Rückkehrdatum und ggf. Vertretungskontakt)
✅ Telefonische Abwesenheitsmeldung auf dem Praxistelefon aktivieren
✅ Website aktualisieren: Hinweis auf Schließzeiten und ggf. Vertretung
✅ Google Business Profil: Öffnungszeiten anpassen oder Sonderschließung eintragen
(unter dem Punkt “Öffnungszeiten > Spezielle Öffnungszeiten”)
✅ Terminbuchungssystem deaktivieren oder auf Wiederöffnung umstellen
✅ Patientinnen und Patienten mit laufenden Behandlungen persönlich informieren
✅ Dringende Fälle an Kolleginnen, Kollegen oder Notfalldienste weiterleiten
✅ Rezepte und Überweisungen im Voraus ausstellen, wenn absehbar nötig
✅ Rechnungen und Abrechnungen vor Antritt erledigen oder delegieren
✅ Praxisräume sichern: Türen, Fenster, sensible Unterlagen verschlossen

---

Workation und Online-Therapie aus dem Ausland: Was ist DSGVO-technisch zu beachten?

Wer im Urlaub auch online therapiert – oder dies plant –, bewegt sich in einem DSGVO-sensiblen Bereich. Therapeutische Gespräche sind besonders schützenswerte Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da sie Gesundheitsdaten darstellen.

Sichere Verbindung und zertifizierte Software

Online-Therapie darf grundsätzlich nicht über herkömmliche Videoplattformen wie Zoom (ohne Auftragsverarbeitungsvertrag), FaceTime oder WhatsApp stattfinden – das gilt auch im Urlaub. Du benötigst eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte, DSGVO-konforme Lösung, idealerweise mit Sitz in der EU oder zumindest EU-Datenschutzstandards. 

Ort der Datenverarbeitung im Ausland

Wenn du aus einem Nicht-EU-Land heraus therapierst, können Fragen des Datentransfers in Drittstaaten relevant werden – insbesondere wenn du Cloud-Dienste oder Videotools verwendest, die ihre Server außerhalb der EU betreiben. Hier gilt: Stelle sicher, dass deine verwendeten Tools auch dann DSGVO-konform bleiben, wenn du nicht aus Österreich oder Deutschland bzw. innerhalb der EU darauf zugreifst.

Sicheres Netzwerk

Öffentliche WLAN-Netzwerke – im Café, Hotel oder am Strand – sind keine sichere Grundlage für therapeutische Gespräche. Ein VPN mit seriösem Anbieter (idealerweise mit EU-Sitz) sowie die Nutzung von mobilem Datenroaming sind hier die deutlich sichereren Alternativen.

---

Kassen-Therapeutinnen und -Therapeuten: Was gilt beim Urlaub?

Wer einen Kassenvertrag hat – also Leistungen direkt mit der gesetzlichen Krankenversicherung abrechnet –, hat beim Urlaub zusätzliche Pflichten gegenüber der jeweiligen Kasse. Die genauen Regelungen unterscheiden sich je nach Kassenträger, Berufsgruppe und Land, daher hier die wichtigsten Grundsätze:

🙋🏻 Meldepflicht gegenüber der Kasse

In Österreich sind Kassen-Vertragsinhaber und -inhaberinnen in der Regel verpflichtet, Urlaube und Abwesenheiten bei den zuständigen Krankenkassen (ÖGK, BVAEB, SVS etc.) vorab zu melden. Wie lange im Voraus und in welchem Format, ist im jeweiligen Gesamtvertrag geregelt. In Deutschland gelten ähnliche Meldepflichten gegenüber der Kassenärztlichen bzw. Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KV / KZV) – auch hier gilt: im Gesamtvertrag oder Zulassungsbescheid nachsehen.

❗️Ist eine Vertretung vorgeschrieben?

Ja, in vielen Fällen. Für Kassen-Therapeutinnen und -Therapeuten ist es häufig vorgeschrieben, eine Vertretung zu organisieren – insbesondere bei längeren Abwesenheiten. Ob diese Pflicht besteht, für wie lange und in welchem Rahmen, ist je nach Fachrichtung und Vertrag unterschiedlich. Grundsätzlich gilt: Die Versorgung der Patientinnen und Patienten muss sichergestellt sein.

In der Regel muss die Vertretung ebenfalls einen Kassenvertrag haben oder zumindest die Kassenleistungen abrechnen dürfen. Eine reine Wahltherapeutin oder ein reiner Wahltherapeut darf in vielen Fällen keine Kassenvertretung übernehmen.

🤝 Muss ich die Vertretung selbst organisieren?

Ja, das ist in der Regel die Aufgabe der abwesenden Therapeutin oder des abwesenden Therapeuten. Die Kasse stellt keine Vertretung. Es empfiehlt sich, frühzeitig Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen aufzunehmen und eventuelle Vertretungsregelungen schriftlich festzuhalten.

---

Urlaubsvertretung: DSGVO, Schweigepflicht und Einwilligung – was in Österreich und Deutschland gilt

Ob Kassen- oder Wahltherapeutin oder -therapeut: Sobald eine andere Person deine Patientinnen und Patienten betreut, sind datenschutzrechtliche Fragen zu klären. Denn therapeutische Informationen sind hochsensible Gesundheitsdaten, die nicht ohne Weiteres weitergegeben werden dürfen. Gleichzeitig wäre es für die Behandlungskontinuität wenig hilfreich, wenn die Vertretung ohne jeden Kontext agieren müsste. Wie das rechtlich gelöst wird, unterscheidet sich zwischen Österreich und Deutschland – im Ergebnis aber weniger, als man denkt.

Österreich: Das MTD-Gesetz schafft eine klare Grundlage

In Österreich liefert das MTD-Gesetz eine berufsgesetzliche Grundlage, die die Situation erheblich vereinfacht. Die gesetzlich verankerte Auskunftspflicht gilt ausdrücklich auch in Richtung anderer, in die Behandlung involvierter Gesundheitsberufe – und genau darunter fällt eine Urlaubsvertretung. Entscheidend ist dabei das Konzept der konkludenten Einwilligung: Wenn du auf deiner Website, deinem Anrufbeantworter und in der Praxis, sowohl mittels Aushang als auch im direkten Gespräch, transparent auf deine Urlaubsvertretung hinweist – und eine Patientin oder ein Patient daraufhin aktiv entscheidet, diese Vertretung aufzusuchen –, dann liegt in diesem aktiven Handeln bereits eine stillschweigende Zustimmung. Eine nochmalige, explizite schriftliche Einwilligung ist in diesem Szenario nicht zwingend erforderlich.

Zwei Voraussetzungen müssen dabei erfüllt sein: Die Transparenz über die Vertretung muss vorab klar gegeben gewesen sein – also Name und Berufsbezeichnung der Vertretungsperson müssen kommuniziert worden sein. Und der Datenzugang der Vertretung ist auf das beschränkt, was für die konkrete Weiterbehandlung tatsächlich notwendig ist – nicht der gesamte Behandlungsakt steht automatisch zur Verfügung.

Deutschland: Ähnliches Ergebnis, andere rechtliche Konstruktion

In Deutschland fehlt ein direktes berufsgesetzliches Pendant zum MTD-Gesetz für therapeutische Berufe. Die rechtliche Konstruktion trägt hier über drei Säulen: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO erlaubt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten zum Zweck der Gesundheitsversorgung durch Personen, die der Schweigepflicht unterliegen. § 203 StGB regelt die Schweigepflicht – und lässt neben der ausdrücklichen auch die konkludente Schweigepflichtentbindung zu. Und der Behandlungsvertrag bildet die datenschutzrechtliche Grundlage für die laufende Datenverarbeitung.

Auch in Deutschland gilt also: Wer als Patientin oder Patient aktiv die Vertretung aufsucht, nachdem transparent über diese informiert wurde, stimmt durch dieses schlüssige Verhalten konkludent der Datenweitergabe zu. Eine ausdrückliche Unterschrift ist nicht in jedem Fall erforderlich – aber § 203 StGB ist in Deutschland streng, und die Beweislast liegt bei der Therapeutin oder dem Therapeuten. Aus Beweisgründen empfiehlt sich daher eine klare Dokumentation – entweder durch einen Hinweis im Anamnesebogen oder in der Datenschutzinformation der Praxis.

Die praktisch sicherste Lösung für beide Länder

Am rechtssichersten ist es, die Möglichkeit einer Vertretung bereits in der allgemeinen Datenschutzinformation der Praxis zu verankern – also nicht erst dann zu kommunizieren, wenn der Urlaub bevorsteht, sondern schon beim Erstgespräch oder im Anamnesebogen. Eine Formulierung könnte so aussehen:

„Im Falle von Urlaub oder Krankheit kann die Behandlung durch eine qualifizierte Fachkollegin oder einen qualifizierten Fachkollegen (Name, Berufsbezeichnung) als Vertretung fortgeführt werden. Für die Behandlungskontinuität werden die dafür erforderlichen Behandlungsunterlagen weitergegeben.“

Wer das zusätzlich durch eine kurze schriftliche oder dokumentierte Zustimmung ergänzt – zum Beispiel per E-Mail-Bestätigung –, ist in beiden Ländern auf der sicheren Seite, ohne einen unverhältnismäßig hohen administrativen Aufwand zu betreiben.

Was passiert, wenn jemand nicht zustimmt?

Dann dürfen keine Behandlungsunterlagen weitergegeben werden. Die Vertretung kann die Patientin oder den Patienten dennoch betreuen – aber ohne Zugang zu deinen Aufzeichnungen. In der Praxis ist es deshalb sinnvoll, die Patientinnen und Patienten frühzeitig zu informieren, damit ausreichend Zeit für Rückfragen und Entscheidungen bleibt.

Vertretungsvereinbarung und Schweigepflicht

Die Vertretungstherapeutin oder der Vertretungstherapeut ist selbstverständlich an die Schweigepflicht gebunden – in Österreich berufsrechtlich, in Deutschland zusätzlich strafrechtlich über § 203 StGB. Trotzdem empfiehlt sich eine schriftliche Vereinbarung zwischen beiden Therapeutinnen und Therapeuten, die den Umfang der Vertretung, den Datenzugang und die Verantwortlichkeiten klar regelt.

---

Urlaub ist Selbstfürsorge – und Chefsache

Urlaub als selbstständige Therapeutin oder selbstständiger Therapeut erfordert mehr Planung als bei Angestellten – aber er ist machbar, sinnvoll und wichtig. Wer Erholung als festen Bestandteil der Praxisplanung begreift, tut sich selbst, dem Team und letztlich auch den Patientinnen und Patienten etwas Gutes.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick: 

• Urlaub finanziell vorplanen und in die Umsatzkalkulation einbauen
• Frühzeitig kommunizieren
• Bei Kassenverträgen Meldepflichten beachten
• Vertretungsregelungen DSGVO-konform gestalten 
• Bei Workation-Plänen steuerliche und datenschutzrechtliche Fragen klären

Und wenn du dir bei einzelnen Punkten unsicher bist: Steuerberaterin, Rechtsanwalt, Berufsverband oder Datenschutzbeauftragte können gezielt weiterhelfen. Denn gut informiert in den Urlaub zu gehen, ist nicht nur professionell, sondern auch entspannter.

Header © kroshka nastya | magnific.com