Wir zeigen dir, was bei der Heilmittelverordnung wo eingetragen wird und beantworten häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Seit dem 01. Januar 2021 dient die Heilmittelverordnung 13 Ärztinnen und Ärzten in Deutschland dazu, ihren Patientinnen und Patienten nach gestellter Diagnose Heilmittel aus den Bereichen Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Ernährungstherapie oder Podologie verschreiben zu können. Es können dabei konkrete Therapien verschrieben werden, aber auch eine Blankoverordnung ausgestellt werden, was Therapeutinnen und Therapeuten neue Freiheiten einräumt.
Wir zeigen dir anhand einer Muster-Heilmittelverordnung, welche Parameter wo eingetragen werden müssen, wie das Ausfüllen im Falle einer Blankoverordnung aussieht, und beantworten FAQs zu diesem Thema – als Überblick für deine medizinischen Partnerinnen und Partner sowie für dich zum Check.
Inhalt
Ausfüllen der Vorderseite der Heilmittelverordnung 13
Kostenträger und Personalienfeld
In diesem ersten Bereich der Heilmittelverordnung werden die Krankenkasse, die Daten der Patientin oder des Patienten, die Betriebsstätten-Nummer, die lebenslange Arztnummer, das Ausstellungsdatum der Verordnung sowie etwaige weitere Angaben eingetragen. Beim Feld BVG gelten die Grundsätze und Regelungen der gesetzlichen Krankenversicherung.
Heilmittelbereich
Hier wird der jeweilige Bereich wie Ergotherapie, Logopädie oder Physiotherapie ausgewählt. Wurde hier nichts ausgewählt, ergibt sich der Heilmittelbereich aus der verordneten therapeutischen Maßnahme. Erfolgt die Verordnung im Zusammenhang mit dem Entlassungsmanagement, wird die Heilmittelverordnung mit einer entsprechenden Banderole versehen. Unter diesem Abschnitt müsstest du gegebenenfalls auch die Mitarbeiterstatistik vermerken.
ICD-10 Code und Klartextdiagnose
Die Diagnose muss mit einer ICD-10 verschlüsselt werden. Die Angabe dieses Klartextes ist nicht verpflichtend, aber hilfreich, und die Diagnose kann zusätzlich auch als Freitext eingebaut werden. Die Diagnosegruppe muss dreistellig eingetragen werden. Die im Heilmittelkatalog aufgeführten Diagnosen sind nur beispielhaft und nicht abschließend aufgeführt. Der ICD-10-Code muss endstellig aufgeführt werden.
Leitsymptomatik ankreuzen und Klartext
In diesem Bereich wird die Schädigung von Körperfunktionen und -strukturen definiert, die dazu führt, dass die Aktivitäten oder die normale Teilhabe am Leben der Patientin oder des Patienten eingeschränkt oder verhindert wird. Diese kann entweder buchstabenkodiert – auch mehrere Leitsymptomatiken sind möglich – oder freitextlich angegeben werden. Sie kann mit der Angabe von Therapiezielen ergänzt werden.
Heilmittel (Doppelbehandlungen usw.)
Das Heilmittel muss zur eingetragenen Diagnosegruppe passen. Dabei kann es sich je nach Diagnosegruppe um ein bis drei vorrangige Heilmittel handeln. Da Gruppentherapien nicht separat angekreuzt werden, sondern zusammen mit der therapeutischen Maßnahme ein eigenes vorrangiges Heilmittel bilden, können gleichzeitig Einzel- und Gruppentherapien – auch mit unterschiedlichen Maßnahmen – verordnet werden. Auch die Verordnung von Schienen wird über die Angabe des vorrangigen Heilmittels gesteuert.
Pro Zeile kann ein Heilmittel im Volltext angegeben werden. Daraus ergibt sich, dass man auf einer Verordnung bis zu drei vorrangige Heilmittel angeben kann. Wenn bei deiner Patientin oder deinem Patienten zwei Behandlungseinheiten pro Termin vorgesehen sind, ist auf der Verordnung hierfür eine Doppelbehandlung anzugeben. Diese erhöht die Verordnungsmenge übrigens nicht. Im Fall einer Blankoverordnung muss an dieser Stelle „Blankoverordnung“ eingetragen werden.
Behandlungseinheiten (vorrangiges Heilmittel)
Die Anzahl der Behandlungseinheiten darf den in der Heilmittel-Richtlinie angegebenen Höchstwert nicht überschreiten. Alle Höchstwerte findest du aufgelistet in der aktuellen Heilmittel-Richtlinie. Bei einer Blankoverordnung bleibt dieses Feld leer.
Ergänzendes Heilmittel
Neben bis zu drei vorrangigen Heilmitteln kann ein ergänzendes Heilmittel verordnet werden. Dieses muss medizinisch notwendig und im Heilmittelkatalog vorgesehen sein. Ergänzende Heilmittel sind Maßnahmen, die unterstützend eingesetzt werden, um das Therapieziel zu erreichen, beispielsweise Elektrotherapie in der Physiotherapie oder Thermische Anwendungen in der Ergotherapie. Die Heilmittel dieser Kategorie sind ebenfalls in der Heilmittel-Richtlinie ausgewiesen. Bei einer Blankoverordnung bleibt dieses Feld ebenfalls frei.
Therapiebericht | Hausbesuch Ja oder Nein
Der Bereich Hausbesuch wird mit „Ja“ angekreuzt, wenn ein Besuch der Patientin oder des Patienten in der Praxis aus medizinischen Gründen nicht möglich ist oder ein Hausbesuch aus therapeutischen Gründen notwendig ist. Ansonsten wird hier „Nein“ angekreuzt. Für den Fall, dass die verordnende Ärztin oder der verordnende Arzt eine Mitteilung über die Therapie möchte, wird bei Therapiebericht „Ja“ oder „Nein“ angekreuzt.
Therapiefrequenz
Die Therapiefrequenz gibt an, wie oft pro Woche eine Behandlung stattfinden soll, wobei pro Kalendertag maximal ein Termin möglich ist. Es empfiehlt sich, eine Frequenzspanne (z. B. 1–3 pro Woche) anzugeben, um die Therapie flexibel an die Patientenbedürfnisse anpassen zu können. Die Angabe im Heilmittelkatalog ist dabei lediglich eine Empfehlung und kann – nach Absprache zwischen Therapeutin/Therapeut und Ärztin/Arzt – nach oben oder unten angepasst werden. Eine solche Anpassung wird dann auf der Rückseite der Heilmittelverordnung dokumentiert. Bei einer Blankoverordnung bleibt dieses Feld wieder frei.
Therapieziele | Befunde und Hinweise
Die Angabe in diesem Feld ist eine freiwillige, aber hilfreiche Ergänzung, in der die Ärztin oder der Arzt konkrete Therapieziele sowie relevante Zusatzinformationen für die Therapeutin oder den Therapeuten festhalten kann. Es eignet sich besonders dann, wenn Leitsymptomatik und verordnetes Heilmittel nicht auf den ersten Blick zusammenpassen und eine Erläuterung sinnvoll ist. Darüber hinaus können hier therapierelevante Begleiterkrankungen, Besonderheiten wie Belastungsgrenzen oder Hinweise zur Medikation eingetragen werden – etwa auch der Vermerk, ob eine Behandlung als Doppelstunde möglich oder eine telemedizinische Behandlung ausgeschlossen ist.
Stempel und Unterschrift Arzt/Ärztin
Ohne die Angabe mindestens eines Stempels und einer Unterschrift ist die Verordnung ungültig. Sollte diese Angabe fehlen, muss sie zur Abrechnung der Verordnung nachgeholt werden.
Folgend haben wir ein ausgefülltes Musterbeispiel für die Heilmittelverordnung 13 im Bereich Ergotherapie für dich.
Ausfüllen der Vorderseite der Heilmittelverordnung 13 als Blankoverordnung
Seit April 2024 gibt es für bestimmte Bereiche die Möglichkeit einer Blankoverordnung: Dabei legen nicht mehr die verordnenden Ärztinnen und Ärzte die konkreten Heilmittel, die Behandlungsanzahl und die Frequenz fest, sondern die Therapeutinnen und Therapeuten selbst – sie übernehmen damit auch die wirtschaftliche Verantwortung für die Behandlung. Dieses Modell ist aktuell auf ausgewählte Diagnosegruppen beschränkt, etwa Erkrankungen des Bewegungsapparats sowie bestimmte psychiatrische Krankheitsbilder.
Die Entscheidung, ob eine Blanko- oder eine klassische Verordnung ausgestellt wird, treffen die Verordnenden individuell. Im Fall einer Blankoverordnung bleiben bestimmte Felder auf dem Formular bewusst frei (Heilmittel, Einheitenanzahl, Frequenz), und der Vermerk „Blankoverordnung“ erscheint automatisch.
Die Gültigkeit einer Blankoverordnung beträgt maximal 16 Wochen ab Ausstellungsdatum, Unterbrechungen verlängern diese Frist nicht. Therapeutinnen und Therapeuten sind verpflichtet, einen Therapiebericht mit Angaben zu Zielen, Ergebnissen, angewendeten Heilmitteln, Terminen und Frequenz zu erstellen. Blankoverordnungen sind von Wirtschaftlichkeitsprüfungen ausgenommen, da die Behandlungsverantwortung vollständig bei den Therapeutinnen und Therapeuten liegt.
Folgend siehst du ein Musterbeispiel einer ausgefüllten Heilmittelverordnung im Bereich Physiotherapie, erstellt als Blankoverordnung.
Änderungen der Heilmittelverordnung
Wenn eine Heilmittelverordnung fehlerhafte oder unvollständige Angaben enthält, kann sie unter bestimmten Voraussetzungen korrigiert werden – die genauen Regelungen dazu finden sich in Anlage 3 der Heilmittelrichtlinie (Seite 58 im PDF-Dokument) sowie in den jeweiligen Rahmenverträgen.
Einige Korrekturen erfordern eine erneute Unterschrift der Ärztin bzw. des Arztes. Das betrifft etwa fehlende oder unplausible Patientendaten, eine nachträgliche Kennzeichnung des dringlichen Behandlungsbedarfs, ein fehlendes oder nicht verordnungsfähiges Heilmittel, eine falsche oder fehlende Diagnose bzw. Diagnosegruppe sowie eine fehlende Angabe zur Anzahl der Behandlungseinheiten. Auch die Änderung auf einen Hausbesuch muss neu unterschrieben werden.
Andere Anpassungen sind ohne erneute Unterschrift möglich, sofern der Arzt bzw. die Ärztin sein oder ihr Einvernehmen gibt. Dazu zählen die Anpassung der Therapiefrequenz, ergänzende Angaben zum Heilmittel, die Leitsymptomatik gemäß Heilmittelkatalog, der Therapiebericht sowie – nach Zustimmung der Patientin oder des Patienten – ein Wechsel von Einzel- auf Gruppentherapie.
Schließlich gibt es Änderungen, bei denen die Ärztin oder der Arzt lediglich informiert werden muss, ohne dass eine aktive Genehmigung erforderlich ist. Das gilt etwa bei einem Wechsel von Gruppen- auf Einzeltherapie oder wenn die Anzahl der Behandlungseinheiten die im Heilmittelkatalog vorgesehene Menge überschreitet.
Ausfüllen der Rückseite der Heilmittelverordnung 13
Datum der Leistungsabgabe
Hier wird das tatsächliche Datum eingetragen, an dem die Leistung erbracht wurde. Nachträgliche Änderungen sind nur mit erneuter Unterschrift der Patientin oder des Patienten möglich.
Maßnahmen
Trage alle durchgeführten Maßnahmen – einschließlich Hausbesuche – leserlich ein und verwende dabei die Abkürzungen gemäß Heilmittelkatalog. Bei Behandlungsunterbrechungen ist eine entsprechende Begründung anzugeben.
Leistungserbringer/in
Hier trägst du das Kürzel der behandelnden Person ein. Für Logopädinnen und Logopäden ist diese Angabe laut Rahmenvertrag verpflichtend. In den Bereichen Physiotherapie, Ergotherapie, Podologie und Ernährungstherapie ist das Feld freiwillig – kann aber durchaus nützlich sein, wenn du Auswertungen zu einzelnen Therapeutinnen und Therapeuten in deinem Team machen möchtest.
Unterschrift der/des Versicherten
An dieser Stelle lässt du die Patientin oder den Patienten die erbrachten Leistungen mit ihrer oder seiner Unterschrift bestätigen. Falls jemand anderes unterschreibt – etwa eine Pflegeperson, eine Angehörige oder ein Angehöriger –, füge einen kurzen erklärenden Vermerk hinzu.
Rechnungs-, Beleg- und IK-Nummer
Hier werden die Rechnungs- und Belegnummer und deine IK-Nummer, die auch schon ganz unten auf der Vorderseite der Heilmittelverordnung angegeben wurde, vermerkt.
Behandlungsabbruch
Bei einem Behandlungsabbruch müssen Datum und Begründung von dir als Leistungserbringer eingetragen werden.
Änderung der Therapiefrequenz und/oder -form
An dieser Stelle werden alle Abweichungen von der verordneten Frequenz sowie Wechsel zwischen Einzel- und Gruppentherapie dokumentiert. Gemäß Anlage 3 der Heilmittelrichtlinie (Seite 58 im PDF-Dokument) sind diese Änderungen ohne erneute Arztunterschrift möglich. Eine entsprechende Begründung musst du im Feld darunter angeben.
Stempel und Unterschrift Leistungserbringer/in
Stempel und Unterschrift der behandelnden oder praxisinhabenden Person sind zwingend erforderlich, um die Verordnung abrechnen zu können.
Angabe Positionierung und Taxierung
Für Positionierung und Taxierung gibt es kein eigenes Feld – trage die entsprechenden Angaben daher frei auf der Rückseite der Verordnung ein, inklusive Gesamtzuzahlung und Brutto-Betrag.
FAQs rund um die Heilmittelverordnung 13
Wer darf therapeutische Heilmittel verordnen?
Grundsätzlich können alle Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Vertragspsychotherapeutinnen und -therapeuten Heilmittel verordnen, sofern sie die verordneten Maßnahmen fachlich überwachen und beurteilen können. Es gibt keine generelle Einschränkung, dass bestimmte Diagnosen nur von bestimmten Fachgruppen verordnet werden dürfen – bei einzelnen Diagnosegruppen (z. B. psychiatrischen) kann jedoch eine spezifische Eingangsdiagnostik erforderlich sein.
Welche Angaben sind auf einer Verordnung Pflicht?
Neben den Patientenstammdaten müssen Diagnosegruppe und Diagnose (mit ICD-10-Code), die Leitsymptomatik, das konkrete Heilmittel, Anzahl und Frequenz der Behandlungen sowie Stempel und Unterschrift der Ärztin bzw. des Arztes auf der Verordnung stehen. Ergänzende Angaben wie Begleitdiagnosen, Medikation oder Besonderheiten sind zwar freiwillig, aber für eine zielgerichtete Therapie sehr empfehlenswert.
Was ist beim Therapiebeginn und bei Doppelbehandlungen zu beachten?
Die Therapie muss spätestens 28 Tage nach Ausstellung der Verordnung beginnen; bei dringlichem Behandlungsbedarf verkürzt sich diese Frist auf 14 Tage. Seit 2021 ist zudem die Verordnung von Doppelbehandlungen möglich, bei denen zwei Behandlungseinheiten direkt hintereinander stattfinden.
Warum sollten Verordnungsfehler korrigiert werden?
Fehlerhafte Verordnungen werden von den Krankenkassen nicht zur Abrechnung akzeptiert, was bedeutet, dass die therapeutische Praxis ihre Leistung ohne Vergütung erbracht hat – und der verordnenden Ärztin bzw. dem Arzt bei einer Wirtschaftlichkeitsprüfung Nachteile entstehen können. Korrekturen sind grundsätzlich bis zur Einreichung zur Abrechnung möglich, in Einzelfällen auch danach.
Was gilt für Heilmittelbudgets und Wirtschaftlichkeitsprüfungen?
Ärztinnen und Ärzte unterliegen Richtgrößen für die Heilmittelverordnung, die in den Verträgen der Kassenärztlichen Vereinigungen geregelt sind. Seit 2013 gibt es bundeseinheitliche Listen für den Besonderen Verordnungsbedarf und den Langfristigen Heilmittelbedarf, die die Versorgung bestimmter Patientengruppen erleichtern und Ärztinnen und Ärzte vor unberechtigten Regressen schützen können.
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